源泉徴収票とは？ないときに困りやすい場面
源泉徴収票という言葉は聞いたことがあっても、実物をじっくり見たことがない人も多いと思います。まずは、この書類がどんなものかを、むずかしい税金の話になりすぎないように整理してみます。
源泉徴収票は、かんたんに言うと「その年に、会社からどれくらい給料をもらって、どれくらい税金が引かれたか」をまとめた紙です。会社は、給与からあらかじめ税金を差し引いて、代わりに国へおさめています。その結果を、年が終わったあとに1枚の紙にしたものが源泉徴収票です。
多くの場合、源泉徴収票は年末から翌年のはじめごろに、会社から従業員に配られます。封筒に入っていることもあれば、給与明細と一緒に渡されることもあります。最近では、会社によってはオンラインで確認できる場合もあります。
では、この源泉徴収票が手元にないと、どんなときに困りやすいのでしょうか。代表的な場面をいくつか見てみましょう。
まず多いのは、確定申告をするときです。医療費が多くかかった年や、副業の収入がある年などは、自分で確定申告をすることがあります。そのとき、元になる情報として源泉徴収票が必要になることがあります。
次に、住宅ローンを組むときや、賃貸住宅を借りるときです。金融機関や不動産会社が、収入の証明として源泉徴収票の提示を求めることがあります。最近は、マイナンバー関連の手続きなどで、前年の所得を確認するために必要になるケースもあります。
また、転職先の会社で年末調整をしてもらうときにも、前の会社の源泉徴収票が必要になることがあります。前の会社でどれくらい給料をもらって、どれくらい税金がひかれていたかを、新しい会社が確認するためです。
このように、源泉徴収票はふだんは見る機会が少ない書類ですが、いざというときには重要な役割を持っています。なくしてしまったり、どこにしまったか分からなくなったりすると、手続きが進めにくくなることがあります。
源泉徴収票をなくしてしまったことに気づいたときは、まずは落ち着いて「いつ、どの会社からもらったものか」「何の手続きで必要になっているのか」を整理してみましょう。そのうえで、必要に応じて会社に再発行をお願いしていきます。
源泉徴収票が手元にないと、どんな手続きで困りやすいですか？
よくあるのは、確定申告や住宅ローンの申込み、転職先での年末調整などの場面です。前年の収入や、すでに支払われた税金の金額を確認したいときに、源泉徴収票が必要になることがあります。
再発行をお願いする前に整理しておきたいこと
源泉徴収票を会社にもう一度出してもらう前に、自分のほうで確認しておくと安心なことがいくつかあります。先に整理しておくと、会社の担当部署に伝える内容がまとまり、やり取りがスムーズになります。
まずは、「何年分の源泉徴収票が必要なのか」をはっきりさせておきましょう。一般的には、「令和何年分」「西暦何年分」という形で確認されることが多いです。確定申告の案内や、金融機関からの書類などに、必要な年分が書かれていないか確認してみてください。
次に、その年にどの会社で働いていたかを思い出します。年の途中で転職している場合は、複数の会社から源泉徴収票が出ている可能性があります。どの月まで前の会社に在籍していて、どの月から今の会社に入ったのかも、メモしておくと説明しやすくなります。
住所や名前が変わっている場合も、会社に伝える必要があります。結婚や引っ越しなどで、源泉徴収票を受け取った当時と今の情報が違うこともあります。会社が本人確認をするときの手がかりにもなりますので、変更があれば整理しておきましょう。
また、会社からの連絡を受け取りやすい連絡先も確認しておきます。ふだん使っているメールアドレスや、日中つながりやすい電話番号などを、あらためてメモにまとめておくと安心です。会社側から確認の連絡が必要になったときに、やり取りがしやすくなります。
紙の源泉徴収票を再発行してもらう場合は、郵送先の住所も確認しておきます。引っ越し前の住所のままになっていないか、番地や部屋番号に誤りがないかなども見直しておきましょう。
こうした情報は、簡単なメモや表にして整理しておくと便利です。たとえば、次のような形でまとめておくと、自分で状況を把握しつつ、会社の担当者にも伝えやすくなります。
| 年分 | その年に勤めていた会社名 | 在籍期間 | 問い合わせ先メモ |
|---|---|---|---|
| 2023年分 | 例）株式会社〇〇 | 例）1月〜12月 | 例）人事・総務の代表メールアドレス |
| 2022年分 | 例）△△株式会社 | 例）1月〜8月 | 例）退職時にもらった連絡先など |
この表はあくまで一例です。自分が分かりやすい形でかまいませんので、必要な年分と会社名、いつ働いていたか、連絡先のメモなどをまとめておくと、会社に説明するときに役立ちます。
どの年分の源泉徴収票を会社にお願いすればよいか迷ったときは？
まずは、確定申告の案内や金融機関から届いた書類などに「対象の年」が書かれていないか確認してみましょう。それでも分からない場合は、「何の手続きで使うのか」を整理したうえで、一般的な窓口に相談し、必要な年分を確認する方法もあります。
今の会社に源泉徴収票の再発行を頼むときの流れとマナー
在職中の会社に源泉徴収票の再発行をお願いするときは、あわてずに、できるだけ会社のルールに沿って依頼することが大切です。ここでは、お願いするときの大まかな流れと、気をつけたいマナーをまとめます。
最初に、会社の就業規則や社内ポータルサイトを確認してみましょう。源泉徴収票の再発行について、手続き方法が決められている場合があります。専用の申請フォームがある会社もあれば、担当部署のメールアドレスが案内されていることもあります。
社内ルールが分からない場合は、まず身近な上司に相談する方法もあります。「源泉徴収票をなくしてしまったので、再発行をお願いしたいです。どこに相談すればよいでしょうか」と、ひとこと聞いてみると、必要な窓口を教えてもらえることがあります。
人事や総務などの担当部署が分かっている場合は、直接連絡してもよいでしょう。その際には、相手の手間を減らせるように、前の章で整理した情報をきちんと伝えることがポイントです。「何年分の源泉徴収票が必要か」「社員番号や所属部署」「郵送先の住所」などを、簡潔にまとめて伝えます。
連絡手段は、会社ごとのルールにもよりますが、メールや社内チャット、口頭などがあります。メールやチャットでお願いするときは、あいさつと簡単な事情、必要な年分と希望する対応方法を書き、最後にお礼の言葉を添えると、ていねいな印象になります。
希望する期限がある場合でも、「いつまでに絶対に必要なので、すぐにお願いします」という伝え方だと、相手が負担に感じることがあります。「可能であれば、〇月〇日ごろまでにいただけると助かります」といった形で、相手の状況にも配慮した表現を心がけるとよいでしょう。
会社側にも、他の業務との兼ね合いや、担当者のスケジュールがあります。再発行にはある程度時間がかかることもありますので、できるだけ余裕をもって依頼することが大切です。進み具合が気になるときは、様子をうかがう連絡を入れる前に、依頼からどれくらい時間がたっているか、一度振り返ってみましょう。
源泉徴収票以外にも、会社に作成をお願いする書類があります。そういった書類のお願いの流れを知りたいときは、就労証明書のお願いの仕方も参考になります。
源泉徴収票の再発行は、上司と総務のどちらに先に相談したほうがよいですか？
会社によってルールが違うため、一概には決められません。就業規則や社内ポータルに手続き方法が書かれている場合は、その案内にしたがうのが基本です。案内が見つからないときは、まずは身近な上司に「どこに相談すればよいか」をたずねる方法もあります。
退職した会社に源泉徴収票の再発行をお願いするときの注意点
すでに退職した会社に源泉徴収票の再発行をお願いするときは、「久しぶりの連絡になる」という点を意識して、よりていねいな伝え方を心がけると安心です。ここでは、退職した会社へ連絡するときの流れと、気をつけたいポイントをまとめます。
まずは、当時の在籍期間や部署名、上司の名前などを、思い出せる範囲で整理しておきます。退職時に受け取った書類や、昔の名刺などが残っていれば、代表電話番号や担当部署の連絡先が分かることもあります。
会社の連絡先が分かる場合は、代表番号に電話をして、「以前そちらでお世話になっていた〇〇と申します」と名乗りましょう。そのうえで、「〇年分の源泉徴収票を再発行していただきたく、ご相談のお電話をしました」と、落ち着いて要件を伝えます。
メールで連絡する場合も、久しぶりのやり取りになることを前提に、自己紹介を少し丁寧にします。在籍していた期間や部署名、社員番号など、相手が本人確認しやすい情報を添え、「お忙しいところ恐れ入りますが」といったクッション言葉も入れると、穏やかな印象になります。
会社の住所や社名が変わっている場合もあります。インターネットで検索してみると、現在の会社情報が分かることがあります。社名が変わっていても、以前の会社を引き継いでいるケースもありますので、あわてずに確認してみましょう。
退職した会社にお願いする場合は、在職中のとき以上に、再発行に時間がかかることもあります。年度末など、会社が忙しい時期と重なると、担当部署の手続きに時間が必要な場合もあります。書類の提出期限がある場合は、できるだけ早めに相談することが大切です。
もし、以前の会社にまったく連絡がつかない場合や、会社の状況が変わっていてどうしてよいか分からない場合は、一人で抱え込まず、一般的な窓口に状況を相談してみる方法もあります。
退職してから数年たっていますが、まだ前の会社に源泉徴収票の再発行をお願いできますか？
会社の保管状況やルールによって対応が変わることがあります。年数がたっていても、まずは代表番号や、分かる範囲の連絡先に問い合わせてみる方法があります。ただし、どこまでさかのぼって対応できるかは会社ごとに違うため、対応がむずかしいと言われる場合もあります。
メール・電話・郵送での依頼文の例とポイント
ここでは、実際に会社へ源泉徴収票の再発行をお願いするときに使える、かんたんな文例をまとめます。そのまま使ってもよいですし、自分の状況に合わせて少し書きかえて使うこともできます。
まずは、今の会社にメールでお願いするときの例です。件名には用件が分かる言葉を入れ、「源泉徴収票の再発行のお願い」などとすると、相手にとっても内容がイメージしやすくなります。
次に、退職した会社へメールを送る場合の例です。自己紹介を少し丁寧に書き、「以前〇〇部に在籍しておりました」などと一言添えると、相手が思い出しやすくなります。在籍期間や社員番号なども分かる範囲で記載します。
電話でお願いするときは、いきなり本題に入るのではなく、「お忙しいところ失礼いたします」などのひとことを添えると、穏やかな印象になります。事前に、話す内容をメモにしておくと、緊張しても伝え忘れを減らすことができます。
郵送でお願いする場合は、源泉徴収票の再発行をお願いする理由と必要な年分、連絡先、郵送先の住所などを、簡潔な文章にまとめたメモを同封すると親切です。封筒のあて名も、会社名と部署名を間違えないように確認しましょう。
それぞれの場面ごとに、連絡方法とポイントを整理すると、次のようになります。
| 場面 | おすすめの連絡方法 | ひとことポイント |
|---|---|---|
| 今の会社にお願いするとき | 社内ルールに沿って、メールや社内チャットなど | 手続き方法が決まっていないか、最初に確認する |
| 退職した会社にお願いするとき | 代表電話や、分かる場合は担当部署へメールなど | 自己紹介をていねいにして、在籍期間を伝える |
| まず相談したいとき | 電話で要件をかんたんに相談する | 慌てて詰め込みすぎず、必要な情報から順に伝える |
| 郵送でお願いするとき | 手紙とメモを同封し、会社の住所に送付する | 連絡先や郵送先の住所を分かりやすく書いておく |
この表を参考にしながら、自分がお願いしやすい方法と、会社が対応しやすい方法の両方を考えてみるとよいでしょう。
源泉徴収票の再発行は、メールと電話のどちらでお願いするのがよいですか？
会社のルールや雰囲気によって合う方法は変わります。手続きの決まりが社内で案内されている場合は、そのルールに合わせるのが基本です。どちらでもよさそうな場合は、残る形で伝えたいときはメール、まず相談してみたいときは電話というように、場面に合わせて使い分ける方法もあります。
源泉徴収票が間に合わない・届かないときのよくある疑問
源泉徴収票の再発行をお願いしても、なかなか届かなかったり、思ったより時間がかかったりすることがあります。ここでは、そうしたときに感じやすい不安や疑問を、一般的な情報の範囲で整理します。
まず、再発行の手続きには、会社側での確認作業や書類の準備が必要になることがあります。特に、年度末や年度はじめなど、会社全体が忙しい時期は、どうしても時間がかかることがあります。
依頼からある程度時間がたっても届かないときは、落ち着いて状況を確認してみましょう。「先日、源泉徴収票の再発行をお願いした〇〇です。手続きの進み具合について、お伺いしてもよろしいでしょうか」といった形で、相手の状況に配慮しながら聞いてみる方法があります。
会社に頼みにくいと感じる場合もあるかもしれません。そのようなときは、まず自分の中で状況を整理し、「何の手続きのために」「いつまでに」「どの年分の源泉徴収票」が必要なのかを書き出してみると、次の行動が考えやすくなります。
もし、会社とのやり取りがどうしても進まない場合や、対応について不安がある場合は、一人で抱え込まずに、一般的な窓口に相談してみる方法もあります。
ただし、税金や手続きに関する判断は、個別の状況によって異なります。ここで紹介している内容は、あくまで一般的な情報です。自分のケースでどうすべきか迷うときは、専門の窓口や公的機関に、直接相談してみることをおすすめします。
会社に源泉徴収票の再発行を頼みにくいときは、どこに相談できますか？
税金や手続きの内容によって相談先は変わりますが、一般的には、税務署などの公的な窓口で、手続きの流れについて説明を受けられる場合があります。自分だけで判断するのがむずかしいときは、公的な相談窓口の案内を確認してみると安心です。
