テレワーク中に会社の書類をお願いするときの基本の流れ
テレワークが当たり前になり、会社の人と直接会う機会が減った人も多いと思います。その中で困りやすいのが「会社に書類をお願いしたいとき、どうやって頼めばいいか」というポイントです。
ここでいう会社の書類とは、たとえば次のようなものです。
- 在職証明書
- 勤務証明書
- 給与や収入に関する証明書
- 会社名義での各種証明書や依頼書 など
テレワーク中だと、総務や人事に直接会ってお願いすることがむずかしい場合があります。そこで、多くの会社では「メール」と「郵送」を組み合わせてやり取りをすることが増えています。
この章では、テレワーク中に会社へ書類をお願いするときの、基本の流れをつかんでおきましょう。
一般的な流れは、次のようなイメージです。
- どんな書類が必要か、自分の中で整理する
- 会社のどの部署・だれにお願いするかを確認する
- メールで、書類作成をお願いする
- 必要に応じて、会社あてに書類やメモを郵送する
- 会社で書類を作成してもらう
- 郵送やPDFなどで書類を受け取る
もちろん、会社のルールや体制によって細かい流れは変わります。しかし「まずメールで依頼して、必要なら郵送で補足する」という大きな考え方は、多くの場面で共通しています。
この記事では、次のような順番で説明していきます。
- お願いする前に確認しておきたいこと
- テレワーク中の依頼メールの書き方とマナー
- 状況別のメール文テンプレート集
- 郵送でお願いするときの具体的な段取り
- 締切が近いときの確認メール・催促メール
- よくある不安へのQ&A
最初に全体の流れを理解しておくと、「今自分がどの段階にいるのか」が分かりやすくなります。あせらず、順番に進めていきましょう。
テレワーク中でも、会社の書類は取りに行かないといけませんか？
テレワーク中だからといって、必ずしも会社まで取りに行く必要があるとは限りません。会社のルールしだいでは、郵送やPDFで対応してくれることもあります。
まずは就業規則や社内ポータルを確認したうえで、担当部署に「テレワーク中で出社がむずかしいこと」「郵送など別の方法で受け取れないか」を相談してみましょう。ルールが決まっている会社もあれば、状況に応じて柔軟に考えてくれる会社もあります。
お願いする前に確認したいこと（担当・締切・必要な書類）
会社に書類をお願いするとき、「とりあえずメールを送ってしまおう」と思うかもしれません。しかし、その前に少しだけ落ち着いて、次の3つを確認しておくと、やり取りがとてもスムーズになります。
- 誰にお願いするのか（担当部署・担当者）
- いつまでに必要なのか（締切や余裕を見た日程）
- どの書類を、何部お願いしたいのか
ひとつずつ見ていきましょう。
誰にお願いすればいいかを確認する
まずは「どの部署、どの人にお願いするのがよいか」をはっきりさせます。
多くの会社では、次のような部署が書類の窓口になっていることが多いです。
- 総務部
- 人事部
- 管理部門
- 経理部（給与や年末調整に関する書類など）
自分の会社で、どこが担当か分からないときは、次のような方法で確認してみましょう。
- 社内ポータルサイトや社内マニュアルを検索する
- 上司や先輩に「こういう書類はどこにお願いすれば良いか」たずねる
- 代表メールや代表電話に問い合わせて、担当部署を教えてもらう
最初から担当部署に話がつながると、ムダなたらい回しが減り、お互いの手間を減らすことができます。
いつまでに必要か、逆算して考えておく
次に、「書類がいつまでに必要なのか」を整理します。
たとえば、保育園の申し込み、行政の手続き、資格試験の申し込みなどでは、提出期限がはっきり決まっていることが多いです。
- 役所や保育園への提出期限
- 郵送にかかりそうな日数
- 会社側で書類を作成するための時間
これらを考えると、「会社にはいつまでにお願いすれば間に合いそうか」が見えてきます。
テレワーク中は、書類の受け渡しにどうしても時間がかかりやすくなります。できるだけ締切より前に、余裕を持って依頼メールを送るよう意識しましょう。
どの書類を何部お願いするのか整理する
最後に、「どの書類を、何部作成してほしいのか」をできるだけ具体的にしておきます。
たとえば、次のようにメモしておくと、自分の頭も整理され、メールにも書きやすくなります。
- 在職証明書 2部（保育園提出用）
- 勤務証明書 1部（保育園提出用）
- 収入に関する証明書 1部（行政の手続き用）
また、提出先から「この欄は会社に記入してもらってください」と指示されている書類がある場合、その原本やコピーを会社に送る必要があるかもしれません。
その場合は、
- どの書類を同封するか
- 会社にはどの部分を記入してもらいたいか
をあらかじめ整理しておきましょう。
会社のルールやマニュアルも目を通しておく
会社によっては、書類のお願い方法がルール化されていることがあります。
- 申請書のフォーマットが決まっている
- 申請は専用フォームから行う
- 依頼は上司経由にする
このような決まりがある会社では、独自のやり方をしてしまうと、かえって手間が増えてしまいます。
就業規則や社内ポータル、社内マニュアルに「証明書の発行」「各種申請」といったページがないか、先に軽く確認しておきましょう。
会社のどこにお願いすればいいか分からないときは？
会社のどこにお願いしてよいか分からないときは、一人で悩まず、周りの人にシンプルに聞いてみましょう。
- 直属の上司やリーダー
- 同じ部署の先輩
- 総務・人事の代表窓口
に「こういう書類をお願いしたいのですが、どこに相談するのがよいでしょうか」とたずねれば、多くの場合、適切な窓口を教えてもらえます。
テレワーク中は、チャットツールや社内メールも使いやすいので、短いメッセージで聞いてみるのも一つの方法です。
テレワーク中の依頼メールの基本マナーと書き方
お願いする内容が整理できたら、次は実際にメールを書いていきます。テレワーク中は、顔を合わせてお願いする機会が少ないため、メールの印象がとても大切になります。
ここでは、依頼メールの基本的な考え方と、メールを組み立てるときのパーツを見ていきましょう。
依頼メールの基本的な考え方
会社の書類をお願いするメールは、「忙しい中で作業をお願いする」性質のものです。そのため、次のような点を意識すると、読み手にとっても気持ちのよいメールになります。
- 何のための書類か、目的を簡単に伝える
- いつまでに必要なのかをはっきり書く
- 会社側の作業に時間がかかることを前提に、余裕を持った締切にする
- テレワーク中であることを一言そえて、状況を共有する
- 忙しい中で対応してもらうことへのお礼をきちんと伝える
難しい言い回しを使う必要はありません。シンプルな日本語で、相手が「状況」と「やること」をパッと理解できるように書くのがポイントです。
メールのパーツを分けて考える
依頼メールを書くときは、いきなり一気に書こうとせず、次のようなパーツごとに考えると楽になります。
- 件名
- あいさつ
- 自分の名前と所属
- 用件の概要（何の書類をお願いしたいか）
- 詳しい内容（枚数、用途、締切など）
- テレワーク中であることの一言
- お礼と締めの言葉
それぞれのパーツについて、簡単にポイントを確認しておきましょう。
件名の付け方
件名には、「何のお願いなのか」がひと目で分かる言葉を入れます。
例としては、次のようなものがあります。
- 会社書類作成のお願い（〇〇部 在職証明書）
- 会社書類発行のご相談（勤務証明書）
- 証明書発行のお願い（テレワーク中のため郵送希望）
件名の中に「お願い」「ご相談」といった言葉を入れると、読み手も「依頼のメールだな」と分かりやすくなります。
あいさつと名乗り方
本文の最初は、簡単なあいさつと名乗りから始めます。
たとえば、次のような書き方がよく使われます。
- いつもお世話になっております。
- 〇〇部の△△です。
部署名と名前を書いておくと、「誰からの依頼なのか」がすぐに分かります。
用件と詳しい内容の書き方
あいさつのあとに、すぐ用件を書きます。
ここでは、次のような順番で書くと分かりやすくなります。
- どんな書類をお願いしたいのか
- 何のための書類なのか
- いつまでに必要なのか
- 何部ほしいのか
例としては、次のようなイメージです。
- 保育園への申し込みに必要なため、在職証明書を2部、勤務証明書を1部、作成していただきたく存じます。
- 行政手続きで必要な書類のため、〇〇の証明書を1部、発行をお願いできれば幸いです。
詳しいテンプレートは、後の章でまとめて紹介します。
テレワーク中であることをやわらかく伝える
テレワーク中は、書類の受け渡し方法も大切なポイントになります。
「テレワーク中のため、直接受け取りにうかがうことがむずかしく」といった一言を入れておくと、読み手も状況を理解しやすくなります。
このとき、受け取り方法の希望もあわせて書いておくと、やり取りが少なくてすみます。
- テレワーク中のため、可能でしたら自宅あてに郵送いただけますと幸いです。
- テレワーク中のため、ご対応いただける場合は、PDFデータでお送りいただくことも可能でしょうか。
会社によって対応できる方法はちがうので、「絶対にこうしてほしい」と強く言いすぎず、「可能でしたら」といったクッション言葉を添えると、おだやかな印象になります。
最後のお礼と締めくくり
メールの最後には、対応してもらうことへのお礼と、締めくくりの言葉を書きます。
- お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
- お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご検討いただけましたら幸いです。
このような一文があるだけでも、丁寧な印象がぐっと高まります。
テレワーク中でも、メールより電話でお願いしたほうがいいですか？
テレワーク中に書類をお願いするとき、「メールより電話のほうがよいのでは」と迷うこともあるかもしれません。
基本的には、内容を落ち着いて確認してもらえるよう、まずはメールで依頼するのがおすすめです。そのうえで、締切が近い場合や、急ぎで相談したい場合には、メールを送ったあとに電話で一言伝える、という方法もあります。
会社の雰囲気や、相手との関係性によっても変わりますが、「まずはメール、必要なら電話」という順番を意識しておくとよいでしょう。
用途別・会社の書類をお願いするときのメール文テンプレート集
ここからは、実際に使えるメールテンプレートを、用途別に紹介していきます。
前の章で説明した「メールのパーツ」をもとに、状況ごとに文章を組み立ててあります。自分の状況に合わせて、日付や書類名、枚数などを書き換えて使ってください。
一般的なお願いに使えるテンプレート
まずは、特に急ぎではないときに使える、一般的なお願いメールのテンプレートです。
件名の例
- 会社書類作成のお願い（在職証明書）
- 証明書発行のお願い（勤務証明書）
本文の例
- いつもお世話になっております。
- 〇〇部の△△です。
- このたび、保育園の申し込みに必要なため、在職証明書を2部、勤務証明書を1部、作成していただきたくご連絡いたしました。
- 提出期限は〇月〇日でして、会社の書類は〇月△日ごろまでに受け取れると大変助かります。
- テレワーク中のため、可能でしたら自宅あてに郵送いただくか、PDFでお送りいただくことは可能でしょうか。
- お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
このテンプレートを基準に、「何のため」「いつまで」「どのくらい必要か」を書き換えて使ってみてください。
急ぎで書類が必要なときのテンプレート
締切がかなり近い場合や、急に書類が必要になった場合には、急ぎであることを伝える必要があります。ただし、相手をせかしすぎないような言い方にすることも大切です。
件名の例
- 【お急ぎのお願い】会社書類作成のご相談
- 会社書類発行のお願い（締切〇月〇日）
本文の例
- いつもお世話になっております。
- 〇〇部の△△です。
- 大変急なお願いで恐縮ですが、行政手続きの関係で、在職証明書を1部、〇月〇日までにご用意いただくことは可能でしょうか。
- 提出期限が近く、会社からの書類は〇月△日ごろまでに受け取る必要がある状況です。
- テレワーク中のため、可能であれば自宅あてに郵送、もしくはPDFでお送りいただけますと大変助かります。
- ご多忙のところ申し訳ありませんが、ご対応がむずかしい場合も含め、一度ご相談させていただけますと幸いです。
急ぎのときは、「無理ならそう言ってもらってかまいません」というニュアンスを入れておくと、相手もプレッシャーを感じにくくなります。
担当部署がよく分からないときのテンプレート
担当部署が分からないときは、分かる範囲で相談のメールを送りましょう。その際も、「テレワーク中で直接相談に行けない」という事情を簡単に説明しておくと、状況が伝わりやすくなります。
件名の例
- 会社書類発行についてのご相談
本文の例
- いつもお世話になっております。
- 〇〇部の△△です。
- 行政手続きで必要なため、会社からの証明書を発行していただきたく考えておりますが、どの部署にご相談すればよいか分からず、ご連絡いたしました。
- テレワーク中のため、直接ご相談にうかがうことがむずかしく、メールでの問い合わせとなり失礼いたします。
- 〇〇の手続きで必要な書類で、在職証明書のような内容を想定しております。
- お手数をおかけして申し訳ありませんが、対応窓口や、相談先の部署をご教示いただけますと幸いです。
このように、「まずは相談」という形にしておけば、たとえ宛先が少し違っていても、適切な窓口につないでもらえる可能性が高まります。
修正・再発行をお願いしたいときのテンプレート
一度発行してもらった書類の内容に誤りが見つかった場合や、提出先から修正を求められた場合は、修正や再発行をお願いするメールが必要になります。
件名の例
- 会社書類の修正・再発行のお願い
本文の例
- いつもお世話になっております。
- 〇〇部の△△です。
- 先日発行いただいた在職証明書について、一点確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 記載内容のうち、〇〇の部分について、提出先より修正のご指摘がありました。
- お手数をおかけして大変恐縮ですが、修正または再発行をご相談させていただくことは可能でしょうか。
- テレワーク中のため、修正版の受け取り方法についても、郵送またはPDFでご対応いただけますと幸いです。
- ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
修正や再発行をお願いするときは、「どこをどう直してほしいのか」をできるだけ具体的に伝えることが大切です。
就労証明書についてより詳しいマナーや文例を確認したい場合は、就労証明書を会社へお願いするときの解説も参考になります。
普通のお願いメールと急ぎのお願いメールの言い回しの違い
普通のお願いと急ぎのお願いでは、文章全体の雰囲気を変える必要があります。
たとえば、次のような違いがあります。
| パターン | 表現の例 |
|---|---|
| 一般的なお願い | 保育園の申し込みに必要なため、在職証明書を2部、勤務証明書を1部、作成していただきたくご連絡いたしました。 |
| 急ぎのお願い | 大変急なお願いで恐縮ですが、行政手続きの関係で、在職証明書を1部、〇月〇日までにご用意いただくことは可能でしょうか。 |
急ぎのお願いでは、「大変急なお願いで恐縮ですが」「ご多忙のところ申し訳ありませんが」といったクッション言葉を使い、プレッシャーを与えすぎないようにするのがポイントです。
メールテンプレートは、そのままコピペしても大丈夫ですか？
紹介したテンプレートは、基本の形としてそのまま使っても大きな問題はありません。
ただし、少しだけ自分の言葉を足したり、状況に合わせて文を短くしたりするだけで、より自然で丁寧な印象になります。
たとえば「保育園の申し込み」の部分を「〇〇市への申請」のように書き換えたり、相手との距離感に合わせて言い回しを調整したりするとよいでしょう。
郵送でお願いするときの具体的な段取り（封筒・同封メモ・返信用封筒）
テレワーク中は、メールだけで完結することもありますが、書類の原本や記入を伴う書類が必要な場合、郵送でのやり取りが必要になることがあります。
ここでは、郵送でお願いするときの具体的なステップを整理していきます。
自分から会社に送るものを確認する
まずは、自分から会社に送るものを整理します。
たとえば、次のようなものがあります。
- 提出先から渡された書類の原本またはコピー
- 会社に記入してほしい箇所を説明したメモ
- 自分の連絡先を記載したメモ
- 返信用封筒（必要な場合）
会社に書類を送る前に、メモに次のような点を書いておくと親切です。
- どの書類のどこに記入してほしいか
- 記入後、どこに返送してほしいか
- いつまでに返送してほしいか
こうしておくと、会社側も迷わず対応しやすくなります。
封筒の宛名と差出人の書き方
封筒の表面には、会社名と部署名をしっかり書きます。
- 〇〇株式会社
- 総務部 御中
担当者の名前が分かっている場合は、「〇〇様」と個人あてにしてもよいでしょう。
差出人欄には、自分の住所と名前を書きます。テレワーク中で自宅住所を知られたくない場合は、会社のルールや個人情報の扱いにも関わるため、上司や担当部署に事前に相談しておくと安心です。
返信用封筒を入れるときのポイント
会社から自宅あてに書類を返送してもらいたい場合、返信用封筒を同封すると親切です。
返信用封筒には、あらかじめ次のようなことをしておきます。
- 自分の住所と名前を記入しておく
- 必要な金額分の切手を貼っておく
会社のルールによっては、返信用封筒が不要な場合もあります。その場合は、事前にメールで「返信用封筒を同封した方がよいか」たずねておくと安心です。
メールと郵送を組み合わせる流れ
メールと郵送をうまく組み合わせると、やり取りがスムーズになります。
たとえば、次のような流れが考えられます。
- まずメールで書類作成をお願いする
- メールの中で「必要な書類は郵送でお送りします」と伝える
- 実際に書類とメモ、返信用封筒を郵送する
- 会社で記入・押印してもらい、返信用封筒で返送してもらう
このように、メールで全体の流れを共有しておくと、郵送で書類が届いたときにもスムーズに対応してもらいやすくなります。
メールだけで完結・郵送・メール＋郵送の違い
書類のやり取りには、「メールだけで完結」「郵送で完結」「メール＋郵送」の3つのパターンがあります。
それぞれの特徴を、簡単な表で整理してみましょう。
| パターン | メリット | 注意点 |
|---|---|---|
| メールだけで完結 | 早くやり取りできる。PDFで保存しやすい。 | 原本が必要な手続きには向かないことがある。 |
| 郵送で完結 | 原本のやり取りがしやすい。押印が必要な書類にも対応しやすい。 | 郵便の日数がかかる。紛失を防ぐ工夫が必要。 |
| メール＋郵送 | 流れを共有しつつ、原本もやり取りできる。 | メールと郵送の両方を管理する必要がある。 |
自分の手続きにはどのパターンが合っているか、提出先の案内もよく読んだうえで考えてみましょう。
返信用封筒には、どこまで書いておけばいいですか？
返信用封筒には、少なくとも自分の住所と名前を書いておくと親切です。
また、必要な金額分の切手を貼っておけば、会社側で切手を準備する手間も減らせます。
ただし、会社によっては「返信用封筒は不要」「会社側でまとめて郵送する」などのルールがある場合もあります。事前にメールで「返信用封筒を同封した方がよいでしょうか」と聞いておくと、安心して手配できます。
締切が近いときの確認メール・催促メールの書き方
書類の締切が近づいてきたり、郵便の遅れが心配になったりすると、「そろそろ確認した方がいいのかな」と不安になります。
ここでは、相手をせかしすぎずに、やわらかく確認や催促をするメールのポイントをまとめます。
どのくらい前に確認メールを送るかの目安
締切が近いときの確認メールは、「余裕を持って相談する」イメージで送るとよいでしょう。
たとえば、次のような目安があります。
- 会社にお願いしてから、数営業日たっても返事がないとき
- 締切の1週間前になっても、書類の準備状況が分からないとき
会社の忙しさや時期にもよりますが、「ぎりぎりになってから慌てて催促する」のではなく、「締切まで少し余裕がある段階で、状況を確認する」というスタンスが安心です。
確認メールの書き方のポイント
確認メールでは、「ちゃんと進めてくれていますか」という気持ちをそのまま書くのではなく、「現在の状況を教えてもらえると助かります」という形にすると、おだやかな印象になります。
件名の例
- 会社書類作成のお願いに関する確認
本文の例
- いつもお世話になっております。
- 〇〇部の△△です。
- 先日お願いしておりました在職証明書の件について、現在の状況をお伺いしたくご連絡いたしました。
- 提出期限が〇月〇日となっており、会社からの書類は〇月△日ごろまでに受け取れると大変助かります。
- お忙しいところ恐縮ですが、進行状況や、スケジュールの目安をお知らせいただけますと幸いです。
このように、「確認させてください」というトーンを心がけましょう。
催促に見えにくい言い回しの工夫
どうしても締切が迫っているときには、もう少しはっきりと状況をたずねる必要があります。
その場合も、相手を責めるような書き方ではなく、「状況を教えてほしい」「間に合うかどうか相談したい」という姿勢で書くことが大切です。
- ご多忙のところ恐れ入りますが、提出期限が近づいており、間に合うかどうか心配になってまいりました。
- 差しつかえなければ、現時点でのご予定や、こちらでできることがあれば教えていただけますと幸いです。
といった表現を使うと、催促の印象が和らぎます。
郵送トラブルが心配なときの相談のしかた
最近は郵便の遅れが話題になることもあり、「ちゃんと届いているのかな」と不安になることもあります。
そのようなときは、次のような形で相談してみましょう。
- 先日、〇月〇日に会社あてに書類を郵送いたしましたが、無事に到着しておりますでしょうか。
- 万が一届いていないようであれば、再送の手配をいたしますので、お手数ですがお知らせいただけますと幸いです。
相手を疑うのではなく、「郵便の状況が分からないので教えてほしい」という姿勢で書くと、おだやかな印象になります。
どのくらい待ってから、催促のメールをしてもいいですか？
どのくらい待ってから催促するかは、会社の忙しさや繁忙期かどうかによっても変わります。
一般的には、数営業日〜1週間ほど様子を見てから、「進行状況を教えてください」という形でメールを送ることが多いです。
ただし、提出期限が迫っている場合は、締切から逆算して、もう少し早めに確認する必要があります。
不安なときは、「締切が近いので、間に合いそうかどうか相談させてください」というスタンスで連絡するとよいでしょう。
まとめと、テレワーク中の書類依頼でよくある不安Q&A
ここまで、テレワーク中に会社の書類を郵送でお願いするときの流れや、メール文の例を見てきました。
最後に、全体のポイントをふりかえりつつ、よくある不安へのQ&Aをいくつか紹介します。
この記事のポイントのふりかえり
テレワーク中に会社の書類をお願いするときは、次のような流れを意識しておくと安心です。
- まずは「誰に」「いつまでに」「どの書類を何部」お願いするか整理する
- 会社のルールや窓口を確認する
- メールでお願いの内容と状況を丁寧に伝える
- 必要に応じて、郵送で書類や返信用封筒をやり取りする
- 締切が近づいてきたら、やわらかく確認メールを送る
一つひとつのステップを落ち着いて進めていけば、テレワーク中でも書類のやり取りは十分に行うことができます。
会社が忙しそうな時期にお願いしても大丈夫？
決算期や人事異動の時期など、会社が忙しそうなタイミングに書類をお願いするのは、少し気が引けるかもしれません。
とはいえ、手続きに必要な書類であれば、遠慮しすぎて期限に間に合わなくなる方が困ってしまいます。
忙しそうな時期こそ、早めに余裕を持ってお願いし、「締切まで時間がありますので、ご都合のよいタイミングでご対応いただければ幸いです」といった一言を添えると、相手も対応しやすくなります。
自宅住所を会社に知られたくないときは？
返信用封筒などに自宅住所を書くことに抵抗がある場合は、個人情報の扱いもふくめて、まずは会社のルールを確認しましょう。
場合によっては、会社の住所あてに返送してもらい、自分で取りに行く方法や、別の連絡先を使う方法が選べることもあります。
一人で判断せず、「こういう事情があるのですが、どのような形でお願いするのがよいでしょうか」と上司や担当部署に相談してみるのがおすすめです。
テレワークが終わって出社中心になっても、このやり方は使えますか？
テレワークが終わり、出社中心の働き方に戻ったとしても、この記事で紹介した基本的な流れはそのまま使えます。
実際に対面でお願いする場合でも、事前にメールで概要を伝えておけば、相手も準備がしやすくなります。
郵送やメールを上手に組み合わせておけば、急に予定が変わったときにも柔軟に対応しやすくなります。
テレワーク中に身につけた「メールで丁寧にお願いする力」は、今後の働き方でもきっと役に立つはずです。
