欠席連絡への返信はどう書く？ビジネスでの基本マナー
欠席の連絡を受けたとき、返信は短くても丁寧に返すと、相手への配慮が伝わります。まずは「受領の明示」「影響の整理」「次の段取り」の三点を意識します。本文は結論から書き、否定的なニュアンスを避けます。迷ったときは、相手の負担を減らす表現を選ぶと安全です。
- 受領の明示：拝受・承知・確認のいずれかで開始
- 影響の整理：会議や業務への影響があれば簡潔に共有
- 次の段取り：振替・共有方法・連絡手段を指定
- 返信速度：業務時間帯ならできるだけ即時、遅くとも半日以内を目安
欠席の連絡をもらったときに返信は必要？
基本的には返信が望ましいです。相手は不在によって迷惑をかけていないかを気にしています。短文でも受領と配慮を示すと安心してもらえます。既に議事録配布や別途共有が決まっている場合は、受領だけの一言でも十分です。チャットで通知された場合でも、重要な予定に関わるならメールでの受領返信を残すと後から検索しやすくなります。
「欠席を確認しました」を丁寧に伝える言い方
冒頭にクッション語を置き、結論を先に示すと読みやすくなります。
- 例：ご連絡ありがとうございます。欠席の件、承知いたしました。
- 例：お知らせいただきありがとうございます。ご欠席の旨、拝受しました。
- 例：ご連絡の件、確かに受領いたしました。本日の会議は議事録で共有いたします。
相手に負担を掛けない提案も添えると親切です。
- 例：資料は本メールに添付します／共有フォルダへ格納します。
- 例：振替打合せは明日午前に30分、オンラインでいかがでしょうか。
「承知しました」「了解しました」の違いと使い分け方
「承知しました」は相手への敬意を含む表現で、社外や上位者相手にも無難です。「了解しました」は同等か目下に向けたカジュアル寄りの了解で、社内の近い関係で使われがちです。迷う場合は「承知いたしました」に寄せれば安全です。口語で「了解です」や「わかりましただけ」はビジネス文面では避けます。
FAQ：即時返信できないときの一言は？
- 例：取り急ぎ受領のみ共有いたします。詳細は本日中にご連絡します。
- 例：ご連絡ありがとうございます。移動中のため、要点のみ承知しました。帰社後に対応方針をご案内します。
欠席連絡への返信メールの書き方と文例
ここでは、件名から署名までの基本構成と、社内・社外別の文例を示します。テンプレはそのままでも使えますが、相手名や日付、会議名など最低限の差し替えは行いましょう。
基本構成：件名・宛名・本文・署名
1. 件名：検索しやすく、要点を先頭に。日付や会議名を入れると後で探しやすくなります。
2. 宛名：社外は会社名＋部署＋氏名＋様、社内は氏名＋さん／各位など状況に応じて。
3. 本文：結論→配慮→段取り→締めの順。不要な謝罪の多用は避け、必要なときだけ簡潔に。
4. 署名：所属・氏名・連絡先。モバイルからの送信時でも署名は残すと親切です。
無難な件名の型：
- 欠席のご連絡拝受（会議名／日付）
- 本日会議 欠席の件：受領と共有方法のご案内
- 【受領】本日の欠席について（議事録送付予定あり）
例文：社内向け（同僚・上司・部下別の微調整）
【同僚へ】
件名：本日定例の欠席連絡、承知しました
〇〇さん
ご連絡ありがとうございます。定例会の欠席、承知しました。議事録は会議後にチャンネルへ共有します。必要箇所があればコメントください。どうぞお大事にしてください。
署名
【上司へ】
件名：本日の欠席の件、承知いたしました（議事共有予定）
△△部長
ご連絡ありがとうございます。欠席の旨、承知いたしました。決定事項は議事録で本日中に共有し、確認が必要な点は別途ご相談します。ご無理のないようご自愛ください。
署名
【部下へ】
件名：欠席連絡を受領しました／フォロー体制について
□□さん
ご連絡ありがとう。欠席の件、受領しました。本日の担当分は××さんに引き継ぎます。急ぎの問い合わせは私宛にお願いします。体調第一でお願いします。
署名
例文：社外・取引先向け（相手配慮＋影響共有）
件名：本日打合せの欠席につきまして（受領と今後の進め方）
株式会社○○
営業部 △△様
平素よりお世話になっております。株式会社□□の××です。
このたびはご欠席のご連絡をいただき、ありがとうございます。ご事情のほど拝察いたします。本日の議題は予定どおり進行し、決定事項は議事録にて本日中に共有いたします。資料も併せてお送りします。
差し支えなければ、振替の候補として「明日11:00–11:30（オンライン）」「あさって14:00–14:30（ご来社）」をご提案いたします。ご都合のよい時間帯がございましたらお知らせください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
株式会社□□
××（部署／氏名）
電話／メール
「ご連絡ありがとうございます」を添える効果と使い所
最初に感謝を示すと、相手が連絡した行為を肯定できます。体調不良や急用の場合も、責める印象を避けられます。社外では「ご事情のほど拝察いたします」といった配慮語を続けるとよいでしょう。ただし、形式的になり過ぎないよう、次の段取りを明確に添えます。
- 例：ご連絡ありがとうございます。ご欠席の旨、承知いたしました。決定事項は本日17時までに共有します。
- 例：ご事情のほど拝察いたします。振替の候補を2点お送りします。
FAQ：無難で検索しやすい件名のつけ方は？
- 先頭に目的語（受領／欠席の件／議事録）を置く
- 会議名・日付・時刻を「YYYY/MM/DD」形式で入れる
- 「Re:」が重なっても意味が通る短さにする
返信が必要なケース・不要なケースを理解しよう
すべてに長文で返す必要はありません。相手・内容・影響範囲で返信の濃度を調整します。不要な往復を避けつつ、記録として残すことも考えます。
社内と社外での対応の違い（スピード・敬語・情報量）
- 社内：スピード重視。短文で要点を押さえる。必要ならチャットとメールを併用。
- 社外：丁寧さと記録性を優先。件名・本文に具体名を入れて検索性を高める。
- 共有方法：社内はチャンネルや社内Wiki、社外はメール添付や共有リンクなど、相手環境に合わせる。
返信不要でも印象を良くする一言（自動返信・周知済みケース）
「返信不要」「FYI」の旨が明記されている場合でも、影響があるなら短い受領を返すと良い印象です。
- 例：受領しました。議事録をお待ちしています。
- 例：共有ありがとうございます。影響はありません。引き続きお願いします。
自動返信（外出・休暇）に対しては、対応期限が迫るなら代理連絡先を確認しておきます。
FAQ：BCCに自分だけ入っている場合の対応は？
宛先やCCに返信するとBCCが露出するおそれがあります。差出人だけに個別で返し、「受領しました。返信は不要です」と静かに伝えるのが無難です。必要に応じて自分の上長へは別メールで共有します。
よくある誤用・注意すべき表現
表現の選び方で印象は大きく変わります。安全な代替表現を覚えておくと迷いません。
「了解しました」は上司や社外に使ってよい？（カジュアル度と回避策）
「了解」は同等・目下に向けたニュアンスが強く、社外や上司には避ける人が多い表現です。迷うなら「承知いたしました」「かしこまりました」に置き換えます。チャット文化の職場でも、メールでは一段丁寧に整えます。
「承知いたしました」の敬語レベルと二重敬語の落とし穴
「承知いたしました」は丁寧で無難です。ただし「ご承知いたしました」のように「ご」を重ねると二重敬語になり不自然です。他にも「拝見させていただく」などの重複は避け、「拝見いたします」「確認いたします」に言い換えます。
比較表：推奨フレーズと避けたい例
| 相手/場面 | 推奨フレーズ | 避けたい例 | 置き換えのポイント |
|---|---|---|---|
| 社外・上位者 | 承知いたしました／かしこまりました | 了解しました／了解です | 迷ったら最敬語寄りにする |
| 社内・同僚 | 承知しました／確認します | 了です／わかりましたー | 文末を伸ばさない、記録に残る文体に |
| 体調不良の連絡 | ご事情のほど拝察いたします。無理なさらずご自愛ください。 | 大丈夫ですか？（感情的／プライベート詮索） | 体調への配慮は一般表現で留める |
| 会議影響あり | 決定事項は議事録で本日中に共有します。 | とりあえず後で | 具体的な手段・期限を添える |
FAQ：「承知しました」と「承知いたしました」どちらが無難？
社外や初対面、上位者には「承知いたしました」がより丁寧で無難です。社内の近しい相手や短い連絡なら「承知しました」でも問題になりにくい場面があります。組織の文化に合わせて使い分けます。
まとめ：欠席連絡の返信は「丁寧さ」と「簡潔さ」が鍵
結論はシンプルです。受領を明確にし、相手の負担を減らす段取りを示し、余計な往復を抑える。これで十分に好印象を与えられます。最後にチェックリストを載せます。
- 受領は1文目で明示したか
- 相手への配慮（感謝・気遣い）を一言入れたか
- 影響と次の段取りを具体化したか
- 期限や方法を示したか（いつ・どうやって）
- 記録として検索しやすい件名か
FAQ：テンプレそのままは失礼？最小限のカスタマイズ点
テンプレ自体は失礼ではありません。ただし、相手名・会議名・日付・締めの一言（体調や都合への配慮）の四点だけは必ず差し替えます。これで定型感が薄れ、相手にも伝わりやすくなります。
