書類が山積みになってしまった…。すっきりさせたいけれど、どこから手をつければ良いのだろう…？
そんな悩みを抱える皆さんへ、解決策をお届けします。
手紙や年賀状、取扱説明書など、日本ではまだまだ紙の文書が溜まりがちです。
多くの人が気がつけば、書類に囲まれてしまっています。
この記事では、書類整理を考えている方々へ、スムーズに整理できる方法と、書類が溜まらないようにするコツをご紹介します。
もう「もったいない」とか「まだ使えるかも」などと考える必要はありません。
誰でも簡単に整理できるポイントをお教えします。
是非この記事を参考にして、書類整理を始めてみてください。
書類が溜まる原因
書類が溜まりやすい人には共通点があります。
・ いつか必要になるかもしれないと考えている
・ 必要になった時にないと困ると思っている
「あ、これは私のことかも…」と思う方も多いでしょう。
では、ここで一つ質問です。
「いつか見返す」と思っていた書類を実際に見返したことはありますか？
「必要になるかも」と思っていた書類が本当に必要になったことはありますか？
答えが「NO」であれば、不要な書類を大切に保管しているかもしれません。
適切に選別すれば、どの書類を保持し、どれを処分すべきかをしっかり判断できます。
後悔のない整理方法で、書類をクリアに整理しましょう。
書類の整理手順
書類を整理する手順は以下の通りです。
・ 全ての書類を一箇所に集める
・ 選別して、不要な書類を処分する
・ 整理して保管する
家の中の全ての書類を出し、適切に選別することが重要です。
収納したままでは、必要ないものまで必要に感じてしまうことがあります。
面倒でも、全ての書類を一か所に集めてから、整理を始めましょう。
保持すべき書類と整理のコツ
保持すべき書類の種類と整理のコツを説明します。
どの書類を保持し、どれを処分すべきか、一つ一つ見ていきましょう。
保持すべき書類は次のように分けられます。
・ 長期保管が必要な書類
・ 一時的に保管すべき書類
・ 思い出として保持したい書類
・ 処分するか迷う書類
それぞれ詳しく解説します。
長期保管が必要な書類
長期保管が必要な書類には、以下のものが含まれます。
・ 年金関連の書類
・ 保険関連の書類
・ マイナンバー関連の書類
・ 住宅関連の書類
・ 契約書関連の書類
・ 資格の認定書など
例えば、年金手帳や保険証、賃貸契約書や銀行の契約書などがこれに該当します。
これらは将来必要になる可能性が高いため、適切に保管しておくことが大切です。
だし、「漢検3級」のように現在の状況で役立つ見込みのない資格書類は、処分しても良いでしょう。
これらの書類はカテゴリーごとにクリアファイルで整理し、ラベルを付けておくと、必要な時にすぐに見つけられます。
また、整理がしやすくなるため、蛇腹ファイルを使用するのもおすすめです。
一時的に保管する必要がある書類
一時的に保管する必要がある書類は、日々の生活や特別なイベントに関連するものが多くあります。
・ 公共料金（電気、ガス、水道など）の領収書
・ クレジットカードの使用明細書
・ 税金控除のための証明書
・ 家電製品の保証書や取扱説明書
・ 医療費の領収書
・ 結婚式の招待状
・ 地方自治体からの寄付証明書
・ 子供の学校や習い事の通知書
・ 地域からのお知らせ
・ 割引券やクーポン
医療費の領収書は、年間10万円以上の医療費に対して税控除を受けるため、確定申告まで保持する必要があります。
家電製品の保証書については、保証期間が終了した後は処分しても問題ありません。
クレジットカードの明細書やその他の領収書は、用途が完了した後（支払いが済んだり、家計簿に記録した後など）には処分を考えましょう。
取扱説明書も、一度も参照していない場合は、今後も使用する可能性が低いため処分が可能です。
現在はインターネットで多くの取扱説明書が確認できますから、紙の文書は最小限に抑えるべきです。
これらの書類は、用途ごとに整理してクリアファイルや蛇腹ファイルで管理すると良いでしょう。
定期的に見直しを行い、不要になったものは処分することで、文書の積み重なりを防ぐことができます。
思い出として保管すべき書類
思い出深い書類には、感情的な価値があります。
・ 子どもが描いた絵や工作物
・ 家族や友人との写真
・ 大切にしたい年賀状や手紙
・ 名刺やイベントのパンフレット
・ コンサートや映画のチケット
・ 日記やメモ
子どもの成長を示す作品や、親しい人からの手紙などは、心に残る価値があります。
これらを無理に処分する必要はありませんが、増えすぎると管理が大変になるため、保持する数を決めて選別することが望ましいです。
年賀状は、お年玉番号の抽選が終わった後や、必要な住所確認が完了したら処分することが一般的です。
ただし、次年度の住所確認が必要な場合は保管しても良いでしょう。
感情的に重要な書類は物理的に場所を取るため、データ化して保存することも一つの手です。
USBやSDカード、DVDに保存することで、実際の保管スペースを節約できます。
判断に迷う書類の取り扱い
捨てるかどうか迷う書類には、以下のようなものがあります。
・ 学校関連の資料やノート
・ 学生時代のテストやプリント
・ 健康診断の結果
・ セミナーや資格の勉強資料
・ パンフレット
・ 定期的に届く広告や通知
見返す可能性があると思われる資料やノートは、捨てがたいものです。
しかし、これらの書類をデジタル化することで、物理的なスペースを取らずに保存できます。
デジタル化によって、部屋がすっきりと整い、必要な情報を簡単に検索できるようになります。
また、紙の文書は時間が経つにつれて劣化するため、デジタル化は長期的な保存にも適しています。
ただし、法的効力が必要な書類や提出が求められるものは、紙の形で適切に管理することが必要です。
書類の電子化を助けるアプリケーション
書類をデジタル化する際に役立つアプリケーションの使用をお勧めします。
・ 家電製品の取扱説明書を手軽にデジタル化できる「トリセツ」
・ 名刺を効率的にデータ化できる「Eight」
他にも様々な無料アプリがありますので、ご自身のニーズに合わせて選んでください。
不確かな「いつか」や非効率的な「念のため」の書類を処分する
「いつか使うかも」という曖昧な理由で保持している書類は思い切って処分しましょう。
例えば、将来勉強するかもしれないと考えて保管している言語学習や資格の教材は、具体的な学習計画がなければそのままの状態で保管する意味がありません。
本気で学びたいなら、学習を始める時に最新の教材を購入する方がよいでしょう。
また、やりたいことに取り組めずにいる状況は、ストレスの原因ともなります。
大学時代のノートや授業資料も同様です。社会人になってから役立つと思い保管していても、「いつか見る」という機会はほとんど訪れません。
本当に必要なものであれば、自然と時間を作って活用しているはずです。
イベントや展示のパンフレットも同様で、必要になった時はウェブで情報を得ることが多いため、紙の資料に頼ることは少なくなっています。
不必要に保管することは、ただの場所取りに過ぎません。
完全に処分しても問題ない書類
・ プロモーションのチラシ
・ ダイレクトメール
・ 商品購入時のレシート
・ 使用期限の過ぎたクーポン
・ 古い新聞、雑誌、カタログ、ノート
これらの書類は、一度目を通したらすぐに廃棄することが推奨されます。
ただし、個人情報を含む書類については、情報漏洩を防ぐため適切な処理を行ってください。
文書整理中に避けるべきこと
・ 文書を整理しながら収納用ファイルを作成する
整理作業中に収納方法を考えることは避けてください。
整理の目的は「手放すこと」ですので、まずは不要な書類を減らすことに集中しましょう。
・ 捨てることを躊躇する
書類を捨てる際は、一見捨てても大丈夫そうな書類でも、一度検討を重ねることが重要です。
特に法的な保持が必要な書類や将来的に重要になる可能性のある書類は慎重に扱う必要があります。
文書の蓄積を防ぐための習慣
・ 届いた郵便物は直ちに開封し、中身を確認する。その場で処分できるものはすぐに処分する。
・ 一度保管場所に移すと「後で見る」と放置しがちになるため、必要な書類以外は即座に捨てること。
これらの習慣を身につけることで、無用な文書が溜まるのを防ぎ、生活空間をスッキリと保つことができます。
